Rendre votre PDF conforme Factur-X : Guide pour les entreprises qui conservent leur moteur de rendu
Introduction : votre contexte
Vous générez déjà des factures PDF avec votre propre moteur de rendu (ERP, logiciel de facturation, outil maison). La réforme de la facturation électronique en France vous impose de passer au format Factur-X.
Bonne nouvelle : vous pouvez conserver votre moteur de rendu PDF.
Mauvaise nouvelle : vous devez garantir que votre PDF est 100% cohérent avec le fichier XML embarqué.
Ce guide vous explique comment y parvenir, en vous appuyant sur les textes officiels.
Comprendre l'exigence de cohérence
Ce que dit la norme Factur-X 1.08
Principe n°4 : "L'émetteur de la facture [...] garantit la cohérence des informations de la facture mixte, c'est-à-dire que toute information présente dans le fichier de données structurées XML doit être présente et conforme à celle de la représentation lisible PDF (données identiques)."
Principe n°2 : "La représentation lisible du fichier PDF contient toutes les informations de la facture. Le fichier de données structurées XML ne peut contenir que des informations présentes dans le lisible PDF."
Source : Factur-X 1.08 §3, FNFE-MPE / FeRD, décembre 2025
Ce que dit la norme XP Z12-012 (AFNOR, novembre 2025)
"Factur-X contient donc une représentation lisible conforme par construction, ce qui implique que les solutions qui le créent s'attachent à garantir que toutes les informations présentes dans le fichier structuré soient bien présentes dans la présentation PDF."
"Il est important que la présentation lisible soit créée à partir du fichier structuré, le cas échéant en ajoutant des informations complémentaires."
Source : XP Z12-012 §4.6.3
Qui est responsable ?
L'émetteur est responsable de la cohérence. En cas de contrôle fiscal, l'administration pourra demander les deux représentations (lisible et structurée) et vérifier leur concordance.
Les 4 règles d'or de la cohérence
Règle 1 : Tout ce qui est dans le XML doit être dans le PDF
Le XML est un sous-ensemble du PDF, jamais l'inverse pour les données obligatoires.
Règle 2 : Les valeurs doivent être identiques
- Même numéro de facture
- Même montant total
- Même taux de TVA
- Même SIRET/SIREN
- Mêmes dates (facture, livraison, échéance)
Règle 3 : Le PDF peut contenir plus d'informations
Vous pouvez ajouter dans le PDF :
- Logos, graphiques
- Mentions commerciales
- Informations promotionnelles
- Données non structurables
Règle 4 : Les codes doivent être traduits en clair
Les données codées (type de facture, pays, devises) doivent apparaître en texte compréhensible dans le PDF.
Exemple : Le code 380 doit apparaître comme "Facture" dans le PDF.
Checklist de conformité
Données d'identification
| Donnée | Business Term | À vérifier |
|---|---|---|
| Numéro de facture | BT-1 | Identique XML/PDF |
| Date de facture | BT-2 | Format lisible (JJ/MM/AAAA) |
| Type de document | BT-3 | Code traduit (380=Facture, 381=Avoir) |
| Devise | BT-5 | Code et/ou libellé (EUR=Euro) |
Parties (Vendeur / Acheteur)
| Donnée | Business Term | À vérifier |
|---|---|---|
| Nom du vendeur | BT-27 | Identique |
| SIREN vendeur | BT-30 (schemeID 0002) | Format : XXX XXX XXX (9 chiffres) |
| SIRET vendeur | BT-29 (schemeID 0009) | 14 chiffres |
| N° TVA vendeur | BT-31 | Format : FR XX XXX XXX XXX |
| Adresse vendeur | BG-5 | Complète (rue, CP, ville, pays) |
| Nom acheteur | BT-44 | Identique |
| SIREN acheteur | BT-47 (schemeID 0002) | 9 chiffres |
| SIRET acheteur | BT-46 (schemeID 0009) | 14 chiffres |
| N° TVA acheteur | BT-48 | Si présent dans XML |
Règle de cohérence SIRET/SIREN (BR-FR-09)
Si le SIRET est renseigné, les 9 premiers caractères doivent correspondre au SIREN.
Montants et calculs
| Donnée | Business Term | À vérifier |
|---|---|---|
| Total HT | BT-109 | Identique, 2 décimales |
| Total TVA | BT-110 | Identique, 2 décimales |
| Total TTC | BT-112 | Identique, 2 décimales |
| Montant à payer | BT-115 | Identique |
Lignes de facture
| Donnée | Business Term | À vérifier |
|---|---|---|
| Nom de l'article | BT-153 | Identique |
| Description de l'article | BT-154 | Identique ou plus détaillée (optionnel) |
| Quantité | BT-129 | Identique |
| Prix unitaire | BT-146 | Identique |
| Montant net ligne | BT-131 | Identique |
| Taux TVA ligne | BT-152 | Identique |
TVA
| Donnée | Business Term | À vérifier |
|---|---|---|
| Base imposable par taux | BT-116 | Identique |
| Montant TVA par taux | BT-117 | Identique |
| Taux de TVA | BT-119 | Identique (20%, 10%, 5.5%, 2.1%) |
| Catégorie TVA | BT-118 | Code traduit (S=Standard, E=Exonéré...) |
| Motif d'exonération | BT-120/121 | Si applicable |
Notes obligatoires (Règle BR-FR-05)
La norme XP Z12-012 impose que toute facture comporte au minimum 3 notes obligatoires dans le XML, qui doivent donc apparaître dans le PDF.
Les 3 notes obligatoires
| Code sujet (BT-21) | Contenu (BT-22) | Mention à afficher dans le PDF |
|---|---|---|
| PMT | Mention forfaitaire | "Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement : 40 €" |
| PMD | Pénalités de retard | "Taux des pénalités de retard : [X]%" (conditions de paiement propres à chaque entreprise) |
| AAB | Escompte | "Escompte pour paiement anticipé : [X]%" ou "Pas d'escompte pour paiement anticipé" |
Règle BR-FR-06 : Les codes PMD, PMT, AAB et TXD ne doivent être présents qu'une seule fois chacun.
Notes conditionnelles courantes
| Code sujet (BT-21) | Usage | Mention type |
|---|---|---|
| TXD | Membre d'un assujetti unique TVA | "Membre d'un assujetti unique. N° TVA de l'assujetti unique : FR XX XXX XXX XXX" |
| DCL | Mandat de facturation | "Facture établie par [Nom du mandataire] au nom et pour le compte de [Nom du vendeur]" |
| ABL | Informations légales | "RCS Paris XXX XXX XXX" / "N° registre des métiers : XXX" |
| AAI | Informations générales | Texte libre (généralement en pied de page) |
| ACC | Affacturage | "Cette créance a été cédée à [Nom du factor]. Tout paiement doit être effectué à l'ordre de [Factor]" |
| SUR | Remarques fournisseur | Notes commerciales diverses |
| ADN | Facture B2G (secteur public) | Valeur "B2G" pour identifier une facture destinée au secteur public |
| BAR | Type de traitement | "B2B" (e-invoicing) / "B2BINT" (e-reporting B2B international) / "B2C" (e-reporting B2C) / "OUTOFSCOPE" (hors réforme) / "ARCHIVEONLY" (avoir interne, pas de transmission) |
| BLU | Éco-contribution | "Eco-participation DEEE incluse : [montant] € (Art. L.541-10 du code de l'environnement)" |
| CUS | Douane | Informations douanières |
Mentions TVA obligatoires selon la catégorie
| Catégorie TVA (BT-118) | Code VATEX (BT-121) | Mention obligatoire dans le PDF |
|---|---|---|
| E (Exonéré) | VATEX-EU-* ou VATEX-FR-FRANCHISE | "Exonération de TVA - [Motif avec référence légale]" |
| AE (Autoliquidation) | VATEX-EU-AE ou VATEX-FR-AE | "Autoliquidation" |
| K (Intracommunautaire) | VATEX-EU-IC | "Livraison intracommunautaire" |
| G (Export) | VATEX-EU-G | "Export hors Union Européenne" |
| O (Hors scope) | VATEX-EU-O | "Hors du périmètre d'application de la TVA" |
Important : Le motif d'exonération (BT-120, texte) et le code VATEX (BT-121) doivent être présents dans le XML ET visibles dans le PDF.
Exemple de bloc "Mentions légales" dans le PDF
CONDITIONS DE PAIEMENT
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Échéance : 30 jours net
Taux de pénalités de retard : [X]%
Pas d'escompte pour paiement anticipé
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement : 40 €
INFORMATIONS LÉGALES
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
SAS au capital de XXX XXX €
RCS Paris XXX XXX XXX
N° TVA intracommunautaire : FR XX XXX XXX XXX
Cet exemple reprend les 3 notes obligatoires (PMT, PMD, AAB) et les informations légales (ABL).
Démarche pas à pas
Étape 1 : Auditer votre PDF actuel
Objectif : Identifier toutes les données présentes dans votre PDF actuel.
- Prenez 5-10 factures types représentatives de votre activité
- Listez toutes les données affichées :
- Entête (références, dates, parties)
- Lignes (articles, quantités, prix)
- Pied (totaux, TVA, paiement)
- Mentions légales
- Notez le format d'affichage de chaque donnée
Livrable : Tableau de mapping données PDF → Business Terms EN16931
Étape 2 : Choisir votre profil Factur-X
| Profil | Contenu | Recommandation |
|---|---|---|
| MINIMUM | Données minimales | Non recommandé - Données insuffisantes |
| BASIC WL | Entête/pied sans lignes | Non recommandé - Pas de lignes = mentions obligatoires manquantes |
| BASIC | Entête + lignes simplifiées | Non recommandé - Sous-ensemble incomplet |
| EN16931 | Norme européenne complète | Recommandé |
| EXTENDED | Extensions françaises (EXTENDED-CTC-FR) | Recommandé - B2G et cas complexes |
Attention : Les profils MINIMUM, BASIC WL et BASIC ne contiennent pas toutes les données requises par la réglementation française. Seuls les profils EN16931 et EXTENDED (EXTENDED-CTC-FR) sont préconisés pour la réforme de la facturation électronique.
Pourquoi éviter les autres profils ?
- MINIMUM : Pas de lignes de facture, pas de détail TVA complet
- BASIC WL : Pas de lignes de facture (les lignes sont des mentions obligatoires selon l'art. 242 nonies A)
- BASIC : Sous-ensemble de EN16931, certains champs manquants
Étape 3 : Générer le XML à partir de vos données
Approche recommandée : Générer le XML avant ou en même temps que le PDF.
Données source (ERP/SI)
│
├──► Génération XML Factur-X
│ │
│ ▼
│ Validation XSD + Schematron
│ │
└──────────►│
▼
Génération PDF (avec données XML)
│
▼
Intégration XML dans PDF/A-3
Ne jamais : Générer le PDF d'abord, puis essayer de créer un XML "correspondant".
Étape 4 : Synchroniser PDF et XML
Option A : PDF généré depuis les mêmes données que le XML (recommandé)
- Utilisez la même source de données pour XML et PDF
- Appliquez les mêmes règles de formatage :
- Décimales : 2 chiffres après la virgule pour les montants
- Dates : ISO 8601 dans XML (YYYYMMDD), format local dans PDF
- Nombres : Utilisez le point comme séparateur décimal dans XML
Option B : PDF existant, création du XML (plus risqué)
- Extraire les données du PDF ou de sa source
- Mapper vers le modèle sémantique EN16931
- Valider la cohérence automatiquement
- Tester manuellement sur un échantillon
Étape 5 : Adapter le template PDF
Structure recommandée (XP Z12-012 §4.6.1)
Entête :
- Données de parties présentées de façon structurée
- Qualifiant / nom de la donnée + valeur détachée
- Éviter : texte libre intégrant toutes les informations
Lignes :
- Organisées en colonnes
- Une ligne = un article
Pied :
- Ventilation TVA détaillée
- Totaux clairement identifiés
- Conditions de paiement
Affichage des codes
Types de documents (BT-3) - BR-FR-04 :
Factures simples :
| Code XML | Affichage PDF recommandé |
|---|---|
| 380 | Facture commerciale |
| 389 | Facture auto-facturée |
| 393 | Facture affacturée |
| 501 | Facture auto-facturée affacturée |
Factures d'acompte :
| Code XML | Affichage PDF recommandé |
|---|---|
| 386 | Facture d'acompte |
| 500 | Facture d'acompte auto-facturée |
Factures rectificatives :
| Code XML | Affichage PDF recommandé |
|---|---|
| 384 | Facture rectificative |
| 471 | Facture rectificative auto-facturée |
| 472 | Facture rectificative affacturée |
| 473 | Facture rectificative auto-facturée affacturée |
Avoirs :
| Code XML | Affichage PDF recommandé |
|---|---|
| 381 | Avoir |
| 261 | Avoir auto-facturé |
| 262 | Avoir pour remise globale |
| 396 | Avoir affacturé |
| 502 | Avoir auto-facturé affacturé |
| 503 | Avoir de facture d'acompte |
Catégories TVA (BT-118) :
| Code XML | Affichage PDF recommandé |
|---|---|
| S | TVA standard |
| E | Exonéré de TVA |
| AE | Autoliquidation |
| K | Livraison intracommunautaire |
| G | Export hors UE |
| O | Hors champ TVA |
| Z | Taux zéro |
Schémas d'identification :
| Code XML | Affichage PDF recommandé |
|---|---|
| 0002 | SIREN : |
| 0009 | SIRET : |
| 0225 | Adresse électronique : |
| 0224 | Code routage : |
| 0231 | SIREN assujetti unique : |
Étape 6 : Valider la cohérence
Validation automatique
- Validation XSD : Structure XML correcte
- Validation Schematron : Règles métier EN16931
- Règles françaises (BR-FR-*) : Spécificités réforme
Validation manuelle (contrôle qualité)
Créez une procédure de contrôle sur échantillon :
- Ouvrir le PDF
- Extraire le XML embarqué
- Comparer visuellement les données clés :
- [ ] Numéro de facture
- [ ] Date
- [ ] Montant total HT
- [ ] Montant total TTC
- [ ] Montant TVA
- [ ] SIRET vendeur
- [ ] SIRET acheteur
- [ ] Nombre de lignes
- [ ] Premier et dernier montant ligne
Outils de vérification
- Visualiseur XML : Affiche le XML sous forme lisible
- Comparateur PDF/XML : Vérifie la présence de chaque donnée XML dans le PDF
- Validateur Factur-X : Vérification technique complète
Étape 7 : Intégrer dans le PDF/A-3
Le fichier XML doit être embarqué dans le PDF selon la norme PDF/A-3 :
- Convertir votre PDF en PDF/A-3 (ISO 19005-3)
- Attacher le fichier
factur-x.xml - Définir les métadonnées XMP :
fx:DocumentType= INVOICEfx:DocumentFileName= factur-x.xmlfx:Version= 1.0fx:ConformanceLevel= EN16931 (selon votre profil)
Étape 8 : Documenter votre processus
Pour la piste d'audit fiable, documentez :
- Source des données : D'où viennent les informations ?
- Processus de génération : Comment XML et PDF sont créés ?
- Contrôles appliqués : Quelles validations sont faites ?
- Gestion des écarts : Que faire si incohérence détectée ?
Cas particuliers
Factures avec beaucoup de texte libre
Si vos factures contiennent des descriptions longues :
- Utilisez le champ BT-153 (nom de l'article) et BT-154 (description de l'article) pour le texte principal
- Utilisez les Notes (BG-1) pour les informations complémentaires
- Acceptez que certaines infos soient uniquement dans le PDF
Factures multi-pages
Structure recommandée (Factur-X 1.08 §5.2) :
- Page 1 : Entête complet + pied (totaux, TVA), sans les lignes
- Pages suivantes : Lignes organisées en colonnes
Données graphiques
Logos, graphiques, signatures : uniquement dans le PDF, pas dans le XML.
Erreurs fréquentes à éviter
| Erreur | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Arrondi différent PDF/XML | Montants incohérents | Même règle d'arrondi partout |
| Format date différent | Confusion | Source unique + formatage final |
| SIRET mal formaté | Rejet validation | Validation format en amont |
| TVA manquante dans XML | Non-conformité | Inclure tous les taux utilisés |
| PDF/A non conforme | Rejet technique | Utiliser outil de conversion validé |
| Données en dur dans le template | Désynchronisation | Template dynamique uniquement |
Cadre de facturation (BT-23) - Spécificité française
La réforme française impose d'identifier le cadre de facturation dans le champ BT-23 (Business process). Cette information doit être cohérente avec le contenu de la facture.
Valeurs du cadre de facturation (BR-FR-08)
Factures standards :
| Code | Signification |
|---|---|
| B1 | Facture de biens |
| S1 | Facture de prestation de services |
| M1 | Facture mixte (biens + services non accessoires l'un de l'autre) |
Factures déjà payées :
| Code | Signification |
|---|---|
| B2 | Facture de biens déjà payée |
| S2 | Facture de services déjà payée |
| M2 | Facture mixte déjà payée |
Factures définitives (après acompte) :
| Code | Signification |
|---|---|
| B4 | Facture définitive de biens (après acompte) |
| S4 | Facture définitive de services (après acompte) |
| M4 | Facture définitive mixte (après acompte) |
Cas particuliers :
| Code | Signification |
|---|---|
| S3 | Demande de paiement sous-traitance avec paiement direct (B2G) |
| S5 | Facture de sous-traitant |
| S6 | Facture de cotraitant |
| B7 / S7 | Facture ayant fait l'objet d'un e-reporting (TVA déjà collectée) |
| B8 / S8 / M8 | Facture multi-vendeurs |
La première lettre indique : B = Biens, S = Services, M = Mixte
Affichage recommandé dans le PDF
Le cadre de facturation peut être affiché de manière discrète :
- En entête : "Cadre de facturation : B1"
- Ou intégré aux métadonnées visibles
Mentions obligatoires légales (Art. 242 nonies A du CGI)
L'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI définit les mentions obligatoires d'une facture. Votre PDF doit les contenir :
Mentions toujours obligatoires
| Mention | Business Term | Commentaire |
|---|---|---|
| Date de la facture | BT-2 | Format lisible |
| Numéro de facture (séquence chronologique) | BT-1 | Unique et continu |
| Nom et adresse du vendeur | BG-4, BG-5 | Raison sociale complète |
| Nom et adresse de l'acheteur | BG-7, BG-8 | Raison sociale complète |
| N° individuel d'identification TVA du vendeur | BT-31 | Si assujetti |
| N° individuel d'identification TVA de l'acheteur | BT-48 | Si autoliquidation ou intracommunautaire |
| Désignation des biens/services | BT-153, BT-154 | Nom et/ou description |
| Quantité | BT-129 | - |
| Prix unitaire HT | BT-146 | - |
| Taux de TVA applicable | BT-152, BT-119 | Par ligne et en récap |
| Montant de TVA | BT-117 | Par taux |
| Date de livraison ou période | BT-72 ou BG-14 | Si différente de la date de facture |
Mentions conditionnelles
| Condition | Mention | Business Term |
|---|---|---|
| Livraison de biens | Adresse de livraison (si différente de l'acheteur) | BG-13 |
| Autoliquidation | "Autoliquidation" | BT-120, BT-121 |
| Exonération | Référence à la disposition légale | BT-120, BT-121 |
| Franchise TVA | "TVA non applicable" (code VATEX-FR-FRANCHISE) | BT-120, BT-121 |
| Assujetti unique | Mention + N° TVA de l'assujetti unique | Note TXD |
| Mandat de facturation | "Facture établie par X pour le compte de Y" | Note DCL |
| Acompte | Référence à la facture d'acompte | BG-3 |
Résumé : Les 10 commandements
- Une source unique pour PDF et XML tu utiliseras
- Le XML avant le PDF tu généreras (ou simultanément)
- Toute donnée XML dans le PDF tu afficheras
- Les codes en clair tu traduiras
- Les montants avec 2 décimales tu arrondiras
- Le format PDF/A-3 tu respecteras
- La validation Schematron tu appliqueras
- Un contrôle qualité régulier tu effectueras
- Ta procédure tu documenteras
- Les écarts tu corrigeras immédiatement
Références normatives
- Factur-X 1.08 (décembre 2025) - FNFE-MPE / FeRD
- XP Z12-012 (novembre 2025) - AFNOR - Formats et Profils des messages Factures
- EN 16931-1:2017 - Norme Sémantique Européenne de la facture électronique
- ISO 19005-3 - PDF/A-3
Ressources
Article rédigé sur la base des normes Factur-X 1.08 et XP Z12-012 (novembre 2025)