Guide pratique : Comment les PME doivent se préparer à la facturation électronique obligatoire

Guide complet pour les petites et moyennes entreprises : calendrier, choix de plateforme agréée, formats acceptés et plan d'action concret pour être prêt avant septembre 2026.

Introduction : Une obligation qui concerne toutes les entreprises

La facturation électronique devient obligatoire en France. Cette réforme, inscrite dans l'article 91 de la loi de finances pour 2024, va transformer la manière dont toutes les entreprises échangent leurs factures. Pour les PME et micro-entreprises, la date butoir est le 1er septembre 2027 pour l'émission, mais attention : vous devez être capables de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.

Ce guide, basé exclusivement sur les sources officielles (impots.gouv.fr et economie.gouv.fr), vous explique concrètement ce que vous devez faire pour vous préparer.

1. Comprendre le calendrier : les dates clés pour les PME

Ce qui change au 1er septembre 2026

Selon le site officiel impots.gouv.fr, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées dès le 1er septembre 2026 car elles doivent toutes être en capacité de recevoir des factures électroniques à compter de cette date.

Concrètement, au 1er septembre 2026 :

Vos fournisseurs grandes entreprises et ETI vous enverront leurs factures au format électronique
Vous devrez avoir choisi une Plateforme Agréée pour les recevoir
Vous devrez être inscrit dans l'annuaire de la facturation électronique

Ce qui change au 1er septembre 2027

C'est à cette date que les PME et micro-entreprises devront à leur tour :

Émettre toutes leurs factures au format électronique
Transmettre leurs données de transaction à l'administration (e-reporting)
Appliquer les nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures

Phase pilote : février 2026

Une phase pilote sera lancée en février 2026. Selon economie.gouv.fr, c'est "une étape clé où tous les acteurs pourront tester la facturation électronique en conditions réelles, sans risque de sanction administrative."

Notre conseil : Participez à cette phase pilote si possible. C'est l'occasion idéale de tester votre système sans pression.

2. Choisir votre Plateforme Agréée : le point crucial

Pourquoi c'est la décision la plus importante

Pour émettre et recevoir vos factures électroniques, vous devez obligatoirement passer par une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par l'administration fiscale.

Important : Le Portail Public de Facturation (PPF), initialement prévu comme option gratuite pour les entreprises, a été abandonné en octobre 2024. Le PPF ne servira plus qu'à gérer l'annuaire central et à concentrer les données fiscales pour l'administration. Les entreprises ne peuvent pas utiliser le PPF pour émettre ou recevoir leurs factures — elles doivent obligatoirement passer par une Plateforme Agréée privée.

Selon impots.gouv.fr : "Les entreprises assujetties devront recourir aux services d'une plateforme agréée pour transmettre et recevoir leurs factures électroniques et pour adresser des données de transactions et de paiement à l'administration."

La différence entre Plateforme Agréée et simple opérateur

Attention à ne pas confondre :

Plateforme Agréée (PA) — anciennement appelée PDP :

Immatriculée par l'administration fiscale
Autorisée à transmettre vos factures directement
Peut communiquer avec l'administration pour le e-reporting
Seule habilitée à assurer toutes les fonctionnalités de la réforme
C'est le seul choix possible pour les entreprises

Solution Compatible (SC) — anciennement appelée Opérateur de Dématérialisation (OD) :

Non immatriculée par l'État
Doit obligatoirement être raccordée à une Plateforme Agréée pour transmettre vos factures
Ne peut pas communiquer directement avec l'administration
Peut offrir des services à valeur ajoutée (génération Factur-X, validation, etc.)

Comme le précise impots.gouv.fr : "À défaut d'immatriculation par l'administration fiscale, cet opérateur n'aura pas la qualité de plateforme agréée et ne sera donc pas autorisé à transmettre les factures électroniques."

Comment vérifier si votre opérateur sera conforme

C'est le point le plus important de votre préparation.

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, vous devez vérifier :

Est-il immatriculé comme Plateforme Agréée ? Consultez la liste officielle des plateformes agréées sur impots.gouv.fr
S'il n'est pas PA, est-il raccordé à une Plateforme Agréée ? Demandez à votre éditeur avec quelle PA il est partenaire pour assurer la transmission de vos factures
Quand sera-t-il prêt ? Demandez un calendrier précis de mise en conformité

Si votre éditeur actuel ne peut pas garantir sa conformité, vous avez plusieurs options :

Changer de solution pour une Plateforme Agréée immatriculée
Utiliser une Solution Compatible (comme FactPulse) raccordée à une PA, qui permet à votre logiciel actuel de devenir conforme sans tout changer

Liste des plateformes agréées

107 plateformes agréées ont été immatriculées sous réserve par la DGFiP (octobre 2025). La liste complète et mise à jour est disponible sur : impots.gouv.fr/liste-des-plateformes-agreees-immatriculees-sous-reserve

Note : Depuis la mise à disposition de l'environnement de test du Portail public de facturation le 14 octobre 2025, le Service d'immatriculation de Lille ne délivre plus d'immatriculations sous réserve. Les immatriculations définitives seront délivrées après vérification de la conformité technique fin 2025.

3. S'inscrire dans l'annuaire de la facturation électronique

Qu'est-ce que l'annuaire ?

L'annuaire de la facturation électronique est "le service central de l'infrastructure pour soutenir la réforme". Il recense toutes les entreprises assujetties et indique, pour chacune, la plateforme qui gère ses données et ses adresses électroniques de facturation.

C'est désormais le rôle principal du PPF : gérer cet annuaire central qui permet aux Plateformes Agréées de savoir où envoyer les factures de leurs clients.

Selon economie.gouv.fr, cet annuaire a ouvert en septembre 2025 et plus de 120 000 entreprises y sont déjà référencées.

Comment s'inscrire ?

Bonne nouvelle : vous n'avez pas à vous inscrire vous-même directement. Selon impots.gouv.fr : "C'est la plateforme intermédiaire que vous aurez choisie qui se chargera elle-même d'en informer l'administration par le biais de l'annuaire central."

Votre seule action : choisir votre Plateforme Agréée. Elle s'occupera de votre inscription dans l'annuaire.

Vérifier votre inscription

Un service de consultation est disponible depuis le 18 septembre 2025 pour vérifier si votre entreprise est bien référencée dans l'annuaire.

4. Adopter les bons formats de facture

Les trois formats acceptés

Les factures électroniques doivent respecter l'un des trois formats suivants, tous conformes à la norme européenne EN16931 :

UBL (Universal Business Language) : format XML structuré
CII (Cross Industry Invoice) : format XML structuré
Factur-X : format mixte composé d'un PDF lisible + données XML intégrées

Ce qui ne sera plus accepté

Attention, selon impots.gouv.fr : "La facturation électronique, comme on peut l'entendre aujourd'hui, sous la forme de facture « papier » scannée, de PDF ordinaire, de document envoyé par mail, ne sera plus conforme à la réglementation."

Autrement dit, envoyer un PDF par email ne sera plus suffisant.

Quel format choisir ?

Pour les PME, le format Factur-X est souvent le plus adapté :

Il conserve un PDF lisible par tous
Les données structurées sont intégrées automatiquement
Vos clients peuvent le lire même s'ils ne sont pas équipés
C'est le format le plus répandu en France

5. Comprendre le e-reporting : une obligation supplémentaire

Qu'est-ce que le e-reporting ?

Le e-reporting est la transmission à l'administration de certaines informations relatives à des opérations qui ne sont pas concernées par la facturation électronique B2B.

Selon impots.gouv.fr, cela concerne :

Les ventes aux particuliers (B2C)
Les transactions avec des entreprises étrangères (export, livraisons intracommunautaires)

Pourquoi c'est important pour les PME

Si vous avez des clients particuliers ou si vous exportez, vous devrez transmettre électroniquement ces données de transaction à l'administration. Ces données permettront "de reconstituer l'activité économique d'ensemble d'une entreprise et permettront, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA."

Le calendrier du e-reporting

Le e-reporting suit le même calendrier que la facturation électronique :

1er septembre 2026 : grandes entreprises et ETI
1er septembre 2027 : PME et micro-entreprises

6. Mettre à jour vos factures : les nouvelles mentions obligatoires

Ce qui change sur vos factures

À partir du 1er septembre 2027 (pour les PME), de nouvelles mentions devront obligatoirement figurer sur vos factures. Ces mentions s'ajoutent aux mentions légales déjà existantes.

Les mentions à anticiper

Vérifiez que votre logiciel de facturation peut intégrer :

Le numéro SIREN de votre client
La catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services)
L'option pour la TVA sur les débits le cas échéant
Les données structurées au format requis (UBL, CII ou Factur-X)

7. Les sanctions en cas de non-conformité

Ce que dit la loi

Les sanctions relatives à la facturation sont précisées dans le Code Général des Impôts :

Défaut de facturation : amende de 50% du montant de la transaction (réduite à 5% si régularisation sous 30 jours)
Omissions ou inexactitudes : amende de 15€ par erreur, plafonnée à 25% du montant de la facture
Non-respect des obligations électroniques : amende de 15€ par document, minimum 60€, maximum 150€

Pourquoi anticiper

Au-delà des sanctions financières, ne pas être conforme signifie :

L'impossibilité de recevoir les factures de vos fournisseurs
Des retards de paiement potentiels
Une image d'entreprise peu professionnelle
Des complications administratives avec l'administration fiscale

8. Plan d'action concret pour les PME

Dès maintenant (fin 2025)

Faites l'inventaire de vos outils actuels de facturation
Contactez votre éditeur pour connaître sa feuille de route
Vérifiez s'il est (ou sera) Plateforme Agréée, ou s'il est raccordé à une PA
Consultez la liste officielle des plateformes agréées

Premier trimestre 2026

Choisissez votre Plateforme Agréée (ou une Solution Compatible raccordée à une PA)
Préparez votre inscription dans l'annuaire
Participez à la phase pilote si possible (février 2026)
Formez vos équipes aux nouveaux processus

Deuxième trimestre 2026

Testez la réception de factures électroniques
Vérifiez votre inscription dans l'annuaire
Ajustez vos processus internes
Préparez vos clients et fournisseurs

Septembre 2026

Soyez prêts à recevoir des factures électroniques
Continuez à émettre en parallèle (papier + électronique) si besoin
Surveillez les retours et ajustez

2027

Basculez totalement vers l'émission électronique
Activez le e-reporting si concerné
Appliquez les nouvelles mentions obligatoires

9. Comment FactPulse peut vous aider

Le problème des PME avec un logiciel existant

Beaucoup de PME utilisent un logiciel de facturation qui n'est pas (et ne sera peut-être jamais) une Plateforme Agréée immatriculée. Changer de logiciel représente un coût et une perturbation importants.

La solution FactPulse

FactPulse est une Solution Compatible qui permet à n'importe quel logiciel de facturation de générer des factures conformes Factur-X :

Votre logiciel continue de fonctionner comme avant
FactPulse génère les factures au format Factur-X conforme à la norme EN16931
FactPulse valide automatiquement vos factures selon les spécifications officielles
Vos factures sont ensuite transmises via la Plateforme Agréée de votre choix

Pourquoi c'est adapté aux PME

Pas de changement de logiciel
Intégration simple via API
Conformité Factur-X garantie et maintenue (nous suivons les évolutions réglementaires)
Sandbox gratuit pour tester avant de vous engager

Demandez une démonstration sur factpulse.fr

Sources officielles

Toutes les informations de ce guide proviennent des sources officielles suivantes :

Article mis à jour le 25 novembre 2025

Pour toute question sur la mise en conformité de votre entreprise, contactez-nous : contact@factpulse.fr